Stap 5 - Kies je betaalmethode
Er zijn verschillende manieren waarop je jouw kamp kan financieren. Hieronder worden mogelijke bronnen van inkomst opgelijst die je bij de organisatie van een kamp best nakijkt. Hoe groter het bedrag dat je verzamelt aan de hand van deze tips, hoe kleiner het bedrag dat de deelnemers moeten betalen.
Volgende bronnen zijn:
- Subsidies
- Sponsoring
- Partners
Ga samen opzoek naar de meest geschikte manier om je kamp te financieren!
Subsidies
Dit vormt een belangrijke bron van financiële steun voor sportkampen, waaronder volleybalkampen. Verschillende organisaties zoals sportfederaties, non-profit stichtingen en overheidsinstanties bieden subsidies aan om de organisatie van sportactiviteiten voor jongeren te bevorderen. Het is noodzakelijk om bij het organiseren van een sportkamp onderzoek te doen naar de beschikbare subsidies en de daaraan verbonden criteria en deadlines te bekijken. Een goed onderbouwd aanvraag heeft namelijk meer kans om financiële steun te ontvangen.
Algemene voorwaarden:
Je club is een erkende sportvereniging
Er kan worden aangedrongen om een breed publiek aan te trekken, waardoor het kamp voor iedereen toegankelijk moet zijn.
Je kamp duurt een minimumaantal uren per dag of minimumaantal dagen
Je moet een gedetailleerd financieel overzicht maken zodat zichtbaar is waar het gesubsidieerd geld naartoe gaat
Gekwalificeerde trainers: hebben de trainers de nodige diploma's?
Er is een aanvraagprocedure die je tijdig moet indienen zodat dit nagekeken kan worden
Sponsoring
Daarnaast kan je ervoor kiezen om sponsors te zoeken voor jouw kamp of club. Elk bedrijf kan een vereniging sponsoren. Dit gebeurt aan de hand van een sponsorcontract. De gesponsorde bedragen kunnen variëren en is onderling overeen te komen tussen de sponsor en de club. Een sponsor kan ervoor kiezen om geld te geven in ruil voor promotievoordelen voor hen, maar kan ook sponsoren in natura. Zo kan een lokale supermarkt bijvoorbeeld gratis fruit leveren, als de club hun logo in de kantine ophangt. Hoor dus zeker bij lokale winkels of zij willen sponsoren.
Een sponsorcontract is dus belangrijk! Vraag hier zeker naar bij een clubverantwoordelijke.
Klik om het voorbeeld van het sponsorcontract te downloaden.
Partners
Scholen
Scholen zijn belangrijke partners bij het organiseren van sportkampen. Door samen te werken met scholen kunnen de kosten verlaagd worden. Dit kan doordat faciliteiten en middelen gedeeld worden. Een samenwerking kan namelijk bestaan uit het gebruik van de schoolsporthal of -velden als locatie voor het kamp. Maar een school kan bijvoorbeeld ook helpen bij het promoten van het kamp onder hun leerlingenpopulatie, waardoor het aantal deelnemers van het kamp kan toenemen.
Gemeenten
Gemeenten hebben vaak een sterke betrokkenheid bij sport en recreatie en ze kunnen een waardevolle partner zijn bij het organiseren van een volleybalkamp. Gemeentelijke instanties kunnen financiële steun bieden in de vorm van subsidies of het aanbieden van voorzieningen tegen een gereduceerd tarief. Bovendien kunnen ze ook helpen bij het verkrijgen van vergunningen en het regelen van logistieke zaken, zoals accommodatie en transport. Het is raadzaam om contact op te nemen met de sportafdeling van de gemeente om de opties te bespreken.
Andere partners
Er zijn ook andere partners waarmee samengewerkt kan worden om de kosten te drukken. Dit kunnen lokale bedrijven zijn die geïnteresseerd zijn in het ondersteunen van sportieve activiteiten voor jongeren. Denk aan sportwinkels die een sportuitrusting sponsoren of restaurants die maaltijden kunnen verzorgen tegen een gereduceerd tarief. Het benaderen van deze partners kan een win-winsituatie creëren.
Financieel eindsaldo: Break-even / Winst
Op het einde van het kamp bereken je het financieel eindsaldo. Hiervoor bekijk je de uitgaven en inkomsten en bereken je zo je winst of verlies.
Als je een volleybalkamp organiseert, streef je best altijd naar break-even of winst. Bij break-even wordt er door de club geen winst gemaakt. Er waren dan evenveel inkomsten als uitgaven. Bij winst zijn er meer inkomsten dan uitgaven. Dit is waar je als club naar moet streven, omdat je met die winst je club verder kan doen groeien.
Wat zijn inkomsten en uitgaven die er bij het organiseren van een kamp kunnen voorkomen?
Inkomsten
- Inschrijvingsgeld deelnemers
- Subsidies
- Sponsoring
- Geld verzamelt tijdens evenementen zoals spaghetti-avond, wafelverkoop, ...
- Donaties
Uitgaven
- Locatie
- Vervoer
- Eten en drinken
- Betaling vrijwilligers
- Extra activiteiten
* Huur materiaal
* Drukwerk (affiches, diploma's, flyers, ...)
* Verzekering lichamelijke ongevallen